Una compañía debe comenzar por evaluar su infraestructura actual de comunicaciones, pues puede servirle para la transición a la telefonía IP.
La promesa de que los cientos de llamadas que salen a diario de su empresa le cuesten menos es una oferta muy tentadora. Y si a esto le añade la posibilidad de contar con servicios adicionales, como videoconferencia, recepción de todas las comunicaciones en el mismo buzón (llamadas, correo, fax), reenvío de llamadas e integración con aplicaciones de negocios, quedan pocas razones para no decidirse por la telefonía IP.
Esto lo tienen claro muchas empresas, que ya adoptaron o están considerando la transición a esta tecnología de comunicaciones, la cual permite realizar llamadas telefónicas por redes de datos (como Internet). Según un estudio del servicio de noticias BNamericas, el 49 por ciento de las empresas latinoamericanas cree que la telefonía IP será la tecnología de crecimiento más acelerado en el sector de telecomunicaciones en la región durante el 2007. La pregunta que se hacen muchas firmas, por ello, es otra: ¿cómo arrancar?
En opinión de Saúl Olivera, gerente de convergencia de Avaya –un fabricante de sistemas de comunicaciones empresariales–, una compañía debe comenzar por evaluar qué infraestructura tiene, pues en ocasiones la existente puede servirle para la migración a telefonía IP. Además, las empresas deben buscar que, mientras se hace el salto al nuevo sistema, el ritmo de trabajo de la compañía no se afecte.
Para analizar esto, los proveedores de esta tecnología asesoran a las organizaciones sobre la mejor forma de realizar el proceso y en qué medida debe darse la transición. Según Avaya, uno de los caminos posibles es proteger la inversión en infraestructura que tiene la compañía, mientras que otro implica construir un sistema desde cero.
Lo relevante, dicen los expertos, es encontrar al socio correcto: uno cuyas soluciones de telefonía IP no signifiquen un sacrificio para la flexibilidad, confiabilidad, seguridad e interoperabilidad de la organización.
Luz Adriana Infante, de la dirección de mercadeo del segmento hogares-regiones de ETB, afirma que se debe hacer un análisis de lo que se quiere obtener, así como comparar costos con la telefonía tradicional, evaluar qué requisitos son esenciales para la instalación de la telefonía IP y conocer todas las funciones adicionales que ofrece.
Las decisiones, dice Avaya, se toman visualizando a futuro la manera en la que un sistema se relaciona con las necesidades de negocios de una compañía, a la vez que se evalúan los requisitos tecnológicos que exige la empresa, como seguridad de las comunicaciones y facilidad para operar el sistema.
PROCESO POR ETAPAS
Aunque adquirir una infraestructura completamente nueva es una alternativa seductora, lo aconsejable para aquellas compañías que desean hacer una transición con cautela es comenzar a instalar la telefonía IP por etapas, lo que permite disminuir los riesgos y reducir costos.
En este sentido, Olivera destaca tres fases que deberían seguir las empresas. La primera es la implementación de la telefonía IP para las comunicaciones básicas de la compañía; en esta etapa no es necesario que las redes de la compañía (datos, voz y video) sean una sola.
Un nivel más avanzado consiste en crear una red convergente para que toda la información vaya a través del mismo medio: Internet. En este punto, la organización debe preocuparse por crear las ‘autopistas’ por las cuales se moverá la información y las comunicaciones de la empresa.
Finalmente, el estado ideal de la telefonía IP es contar con comunicaciones inteligentes. “No se trata de tener solo los servicios para que los empleados estén siempre en contacto, sino de vincular las aplicaciones de comunicaciones con otras propias del negocio”, afirma Olivera. De esta forma es posible, por ejemplo, crear procesos para que cuando se acabe el inventario de determinado producto en una compañía se envíe un mensaje de alerta a un correo electrónico o un celular.
¿Es una tecnología solo para firmas grandes? No, las pymes también están adoptando el modelo. María del Pilar Muñoz, ingeniera especializada de Cisco Colombia, dice que ahora existen en el mercado productos enfocados a este nicho, con precios competitivos. “Las compañías pueden disfrutar de las mismas ventajas de la telefonía IP sin importar su tamaño”.
LA SEGURIDAD ES ESENCIAL
Cuando una empresa desea migrar a la telefonía IP, debe tener en cuentas varias pautas para contar con una infraestructura segura y confiable. Según la empresa Avaya, estas son:
- Contratar un proveedor que evalúe los niveles de seguridad del sistema de comunicaciones y diseñe nuevos planes de acción para mejorar este aspecto. Así mismo, realizar auditorías periódicas de seguridad en las redes y contar con metodologías que permitan reducir las fallas que comprometen la integridad de las comunicaciones.
- Implementar una política de seguridad interna que evite el uso no autorizado de recursos. Esto requiere el control de los usuarios por medio de contraseñas, tipos de usuario, grupos y permisos especiales, entre otros. De esta manera, es posible ahorrar costos y tener una mayor disponibilidad de los sistemas para las actividades primordiales de la compañía.
- Tener un adecuado proceso de reducción de vulnerabilidades en los diferentes tipos de sistemas operativos presentes en la empresa. Esto con el fin de que, independiente del sistema que se utilice, los servicios no se afecten.
LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA
Equipos: la telefonía IP utiliza PBX y teléfonos especiales. Si bien los aparatos tradicionales de la telefonía análoga se pueden seguir usando, es preciso contar con modernos aparatos que permitan aprovechar todos los servicios que ofrece esta tecnología.
Aplicaciones: son las que habilitan ciertos servicios de comunicaciones en la compañía, como videoconferencia o buzones de voz. No es necesario instalar equipos adicionales para obtener dichas funciones, pues solo se instalan determinadas aplicaciones en un servidor central que es el que faculta a las personas para disfrutar de los servicios.
En el caso de los usuarios móviles, deben contar en sus portátiles con programas que ‘hablan’ con la red empresarial y, sin importar el lugar en el que se encuentren, les permiten disfrutar del mismo tipo de comunicaciones que tendrían en su oficina.
Infraestructura de red. Se refiere al tendido de cables dentro de un edificio que permite implementar una red que enlace todos los computadores de la empresa. La telefonía IP exige una infraestructura de red moderna para que su desempeño sea el adecuado.
Internet de alta velocidad. En la telefonía IP, Internet es el medio por el cual se transmiten las comunicaciones, y por eso es indispensable contar con un enlace de alta velocidad. Para servicios como videoconferencia, entre más rápida sea la conexión mejor se prestará el servicio.
Beneficios tangibles
Costos de administración. La telefonía IP utiliza un sistema centralizado, por lo que la empresa puede hacer una administración total de toda su red, incluyendo telefonía y datos. Así se eliminan costos elevados de mantener y administrar redes separadas, independientes y muchas veces proveídas por diferentes fabricantes.
Convergencia. Como toda la información (datos, voz y video) se transmite por la misma red, es posible disfrutar de más servicios como producto de esta integración.
Movilidad. Los usuarios pueden moverse de un lugar a otro dentro de la empresa, incluso a otras ciudades y países, utilizando los mismos métodos de comunicación que tienen en su sitio habitual de trabajo.
Productividad. Al no tener limitaciones para comunicarse, los empleados siempre están disponibles para hacer negocios, establecer alianzas y responder mensajes urgentes relacionados con su trabajo.
Ahorro en comunicaciones. Las compañías se ahorran el costo de hacer llamadas de larga distancia entre oficinas distantes, no importa si los dos usuarios se encuentran en el mismo país o en continentes distintos. Es posible mantener conectadas todas las sucursales de una compañía como si estuvieran en la misma oficina, logrando que llamadas entre sedes no cuesten como si fueran una llamada local, sino como llamadas internas (a través del conmutador).
Términos clave
Aunque se suele decir que los conceptos Telefonía IP, Voz sobre IP (VoIP) y Telefonía por Internet son similares, no se confunda.
Telefonía IP: su objetivo es ofrecer servicios avanzados en telecomunicaciones por medio de la utilización la Voz sobre IP (VoIP). Esto implica un aumento en la productividad, la funcionalidad y las utilidades de un negocio.
Voz sobre IP (VoIP): con esta tecnología, la voz de las personas se convierte en paquetes de datos que viajan a través de la Red (como cualquier archivo que se comparte entre computadores, usando Internet) y se dirigen a su destino.
Telefonía por Internet: es un servicio que facilita a las personas hacer y recibir llamadas telefónicas, utilizando una conexión a Internet en lugar de la telefonía pública tradicional.
